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Os sete passos de uma compra numa gestora de navios, quem é responsável por cada um e onde os compradores perdem tempo.
Uma peça pedida por um chefe de máquinas pode passar pelo navio, por um superintendente técnico, por um comprador, por um aprovador, por um transitário ou agente portuário e pelas contas a pagar antes de o fornecedor ser pago. Cada passagem é uma ocasião para voltar a introduzir dados, esperar e perder contexto. Descrever o processo passo a passo é o primeiro movimento para o tornar mais rápido e controlar melhor o que se compra e quanto se paga.
As compras em terra raramente têm de entregar a um cliente em movimento. Uma gestora de navios compra para navios que mudam de porto, em muitas moedas, a fornecedores espalhados pelo mundo e, muitas vezes, com validação técnica antes da encomenda.
As entregas vão para um porto, um armazém ou um agente e têm de coincidir com a escala do navio.
As peças são identificadas pela referência do fabricante e, nos abastecimentos e provisões, pelos códigos IMPA do Marine Stores Guide.
A manutenção e as peças de equipamento crítico fazem parte do sistema de gestão da segurança exigido pelo Código ISM.
O mesmo artigo é muitas vezes comprado por vários navios a fornecedores diferentes e a preços diferentes.
Os nomes mudam de empresa para empresa, mas a maioria das gestoras segue uma versão da mesma sequência.
Requisição: o navio cria o pedido a partir do catálogo de peças, que é validado a bordo antes de seguir para terra.
Revisão do comprador: o comprador revê o pedido, junta-o a outras necessidades em aberto e decide como o comprar.
Procura e registo de fornecedores: pedem-se cotações; os fornecedores novos são registados com verificação de antecedentes e de sanções.
Cotação e revisão técnica: comparam-se preço, prazo e porto de entrega, e o superintendente confirma a adequação técnica quando necessário.
Aprovação e encomenda: as encomendas acima dos limites definidos seguem para o aprovador certo antes de ser emitida a ordem de compra.
Entrega ao navio ou ao armazém: a encomenda é acompanhada através de transitários e agentes, incluindo pendentes e entregas parciais.
Da fatura ao pagamento: a fatura é conciliada com a encomenda e a receção confirmada, as exceções são resolvidas e a fatura é lançada para pagamento.
Os atrasos costumam estar entre responsáveis, não dentro de um passo. Registe quem atua em cada ponto e o que precisa para o fazer.
Navio (chefe de máquinas, comandante): cria e valida requisições e confirma a receção a bordo.
Superintendente técnico: revê a adequação técnica e a urgência de artigos críticos ou de valor elevado.
Comprador: procura fornecedores, compara cotações, negoceia e emite a encomenda.
Aprovador: autoriza as encomendas acima do limite acordado.
Logística, transitário ou agente portuário: leva a mercadoria ao navio ou ao armazém.
Contas a pagar: concilia, resolve exceções e lança a fatura.
Quando descrevemos o processo com os compradores, surgem sempre as mesmas perdas de tempo.
Voltar a introduzir requisições que chegam por email ou em formulários do navio.
Perseguir cotações por email e copiá-las para folhas de cálculo para as comparar.
Procurar quanto se pagou da última vez pela mesma peça, se alguém o registou.
Perseguir aprovações e responder às mesmas perguntas de estado do navio.
Acompanhar entregas e pendentes através de vários agentes.
Resolver faturas que não coincidem com a encomenda ou a receção.
O Finance Automation da Delta BI funciona numa gestora de navios com este fluxo de compra a pagamento, sobre os sistemas que já utilizava. Medido nesse cliente, o fluxo libertou cerca de 36% do tempo dos compradores. Os compradores passaram também a ter uma vista única de produtos e preços, que deu mais controlo da despesa e apoiou as negociações com fornecedores, e uma camada de IA ajuda-os no trabalho diário. Os resultados dependem do processo de partida, por isso meça a sua própria referência antes de definir objetivos.
Não precisa de substituir os seus sistemas de compras ou finanças para melhorar o processo. Comece pequeno e meça.
Percorra uma compra real de ponta a ponta e registe cada passagem, espera e dado reintroduzido.
Acorde limites de aprovação e responsáveis por passo antes de automatizar.
Limpe o catálogo de peças e a lista de fornecedores; condicionam todos os passos seguintes.
Ligue-se aos sistemas que já utiliza em vez de acrescentar outro sítio onde escrever.
Registe o tempo do comprador por requisição antes e depois, com a mesma definição.
Próximos passos
A página do Finance Automation mostra o fluxo completo da requisição ao pagamento e os resultados na gestora de navios que o utiliza. Traga uma compra recente a uma demonstração e percorremo-la consigo.
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