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Como os transitários automatizam o processamento de faturas de transportadores: corresponder custos ao processo e à tarifa acordada, detetar diferenças de sobretaxas e fechar processos com margens exatas.
A automação de faturas de frete para transitários é diferente das contas a pagar habituais. As faturas de armadores, companhias aéreas e agentes raramente correspondem a uma encomenda de compra; correspondem a um envio, a um processo e a uma tarifa acordada ou cotada semanas antes. O objetivo não é só pagar corretamente, mas fechar cada processo com o custo certo para que a margem seja exata.
Os custos de um transitário dependem dos envios, não das encomendas. Isso muda aquilo com que cada fatura tem de ser comparada.
Os custos pertencem a um processo ou envio, muitas vezes com várias faturas de transportadores, agentes, transportadores rodoviários e terminais.
A referência é a tarifa acordada ou a provisão de custo, não uma encomenda de compra.
As sobretaxas mudam: combustível, câmbio, movimentação em terminal, demurrage e detention podem diferir da cotação.
As faturas chegam muitas vezes depois de o cliente ter sido faturado, por isso um custo tardio reduz a margem de um processo fechado.
Muitas moedas e muitos formatos de documento, de grandes armadores e de pequenos agentes locais.
A correspondência automática de faturas de frete começa por encontrar o processo certo. As referências variam por fornecedor, por isso usam-se várias em conjunto.
Capte os campos e as linhas de encargos: fornecedor, número, data, moeda, valores e cada tipo de encargo.
Encontre o processo pelo conhecimento de embarque, carta de porte aéreo, contentor, reserva ou número de processo.
Compare cada encargo com o custo previsto registado no processo: a provisão ou a tarifa acordada.
Dentro da tolerância: aprovar e lançar no processo. Fora da tolerância: enviar a quem gere o processo ou a relação com o transportador.
A maior parte do tempo de revisão vai para alguns tipos de diferença. Torne-os visíveis com a evidência anexada.
Encargo não previsto no processo: uma sobretaxa adicional ou um encargo que pertence a outro processo.
Diferença de tarifa: a fatura aplica uma tarifa diferente da acordada.
Demurrage e detention: verifique os dias livres e as datas reais antes de aceitar o encargo.
Duplicado: o mesmo encargo faturado duas vezes, ou em duas faturas para o mesmo contentor.
Moeda: mantenha a moeda da fatura e registe a base de conversão usada no processo.
O lado do custo e o lado da faturação de um processo devem encontrar-se. Quando um custo inesperado é aprovado, o responsável pelo processo decide se pode ser refaturado ao cliente, o que depende das condições acordadas e do Incoterm do envio.
Avise o responsável pelo processo dos custos adicionais aprovados antes de o fechar.
Mostre o custo previsto e o real por processo para que as alterações de margem sejam visíveis.
Mantenha as reclamações aos transportadores ligadas ao processo até chegar a nota de crédito.
Meça face à sua própria referência antes e depois da automação.
Percentagem de faturas lançadas sem alterações manuais.
Tempo desde a receção da fatura até ao lançamento no processo.
Valor de encargos reclamados e recuperados dos transportadores.
Processos fechados com custos em falta e a diferença de margem quando chegam.
Pagamentos duplicados evitados.
Sim. Num transitário a correspondência faz-se com o processo e o seu custo previsto, não com uma encomenda. Referências como o conhecimento de embarque, o contentor ou a reserva identificam o processo; a provisão ou a tarifa acordada dão o valor de comparação.
Cada linha de encargo é comparada separadamente. As sobretaxas conhecidas com uma base acordada podem ser verificadas automaticamente; as inesperadas ou alteradas vão para o responsável pelo processo com a cotação e a fatura lado a lado.
Não. Funciona ao lado do TMS ou do sistema de trânsito: lê dele o processo e os custos previstos e devolve os custos aprovados ao processo e à contabilidade.
Próximos passos
Comece pelos transportadores ou agentes que enviam mais faturas. Acorde as referências para encontrar o processo, as tolerâncias por tipo de encargo e quem trata cada exceção, e meça o primeiro mês face ao processo atual.
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