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Cómo los transitarios automatizan el procesamiento de facturas de transportistas: conciliar costes con el expediente y la tarifa acordada, detectar diferencias de recargos y cerrar expedientes con márgenes exactos.
La automatización de facturas de flete para transitarios es distinta de las cuentas a pagar habituales. Las facturas de navieras, aerolíneas y agentes rara vez corresponden a un pedido de compra; corresponden a un envío, a un expediente y a una tarifa acordada o cotizada semanas antes. El objetivo no es solo pagar bien, sino cerrar cada expediente con el coste correcto para que su margen sea exacto.
Los costes de un transitario dependen de los envíos, no de los pedidos. Eso cambia aquello con lo que hay que conciliar cada factura.
Los costes pertenecen a un expediente o envío, a menudo con varias facturas de transportistas, agentes, transportistas por carretera y terminales.
La referencia es la tarifa acordada o la provisión de coste, no un pedido de compra.
Los recargos cambian: combustible, divisa, manipulación en terminal, demurrage y detention pueden diferir de la cotización.
Las facturas suelen llegar después de facturar al cliente, así que un coste tardío reduce el margen de un expediente cerrado.
Muchas divisas y muchos formatos de documento, de grandes navieras y de pequeños agentes locales.
La conciliación automática de facturas de flete empieza por encontrar el expediente correcto. Las referencias varían según el proveedor, así que se usan varias a la vez.
Captura los campos y las líneas de cargo: proveedor, número, fecha, divisa, importes y cada tipo de cargo.
Encuentra el expediente por conocimiento de embarque, carta de porte aéreo, contenedor, reserva o número de expediente.
Compara cada cargo con el coste previsto registrado en el expediente: la provisión o la tarifa acordada.
Dentro de tolerancia: aprobar y contabilizar en el expediente. Fuera de tolerancia: enviar a quien gestiona el expediente o la relación con el transportista.
La mayor parte del tiempo de revisión se va en unos pocos tipos de diferencia. Hazlos visibles con la evidencia adjunta.
Cargo no previsto en el expediente: un recargo adicional o un cargo que pertenece a otro expediente.
Diferencia de tarifa: la factura aplica una tarifa distinta de la acordada.
Demurrage y detention: comprueba los días libres y las fechas reales antes de aceptar el cargo.
Duplicado: el mismo cargo facturado dos veces, o en dos facturas para el mismo contenedor.
Divisa: conserva la divisa de la factura y registra la base de conversión usada en el expediente.
El lado del coste y el de la facturación de un expediente deben encontrarse. Cuando se aprueba un coste inesperado, el responsable del expediente decide si puede repercutirse al cliente, lo que depende de las condiciones pactadas y del Incoterm del envío.
Avisa al responsable del expediente de los costes adicionales aprobados antes de cerrarlo.
Muestra el coste previsto y el real por expediente para que los cambios de margen sean visibles.
Mantén las reclamaciones a transportistas vinculadas al expediente hasta que llegue el abono.
Mide contra tu propia referencia antes y después de automatizar.
Porcentaje de facturas contabilizadas sin cambios manuales.
Tiempo desde la recepción de la factura hasta su contabilización en el expediente.
Importe de cargos reclamados y recuperados de transportistas.
Expedientes cerrados con costes pendientes y la diferencia de margen cuando llegan.
Pagos duplicados evitados.
Sí. En un transitario la conciliación se hace con el expediente y su coste previsto, no con un pedido. Referencias como el conocimiento de embarque, el contenedor o la reserva identifican el expediente; la provisión o la tarifa acordada aportan el importe de comparación.
Cada línea de cargo se compara por separado. Los recargos conocidos con una base acordada pueden comprobarse automáticamente; los inesperados o modificados van al responsable del expediente con la cotización y la factura lado a lado.
No. Funciona junto al TMS o al sistema de tránsito: lee de él el expediente y los costes previstos y devuelve los costes aprobados al expediente y a la contabilidad.
Próximos pasos
Empieza por los transportistas o agentes que más facturas envían. Acuerda las referencias para encontrar el expediente, las tolerancias por tipo de cargo y quién gestiona cada excepción, y mide el primer mes frente a tu proceso actual.
Empieza por la decisión
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