O custo real das decisões baseadas em folhas de cálculo

A taxa de erro que ninguém quer ouvir

O conjunto de investigação mais citado sobre as taxas de erro em folhas de cálculo é o do professor Ray Panko, da Universidade do Havai, que estuda o tema desde a década de 1990. A sua meta-análise é consistente e desconfortável: cerca de 88% das folhas de cálculo contêm pelo menos um erro, e a taxa aumenta acentuadamente com o tamanho e a densidade da fórmula. Não são erros de digitação detetados - são erros de fórmula, erros de referência e erros lógicos que sobrevivem até à utilização em produção. Estudos subsequentes realizados pelo Grupo Europeu de Interesse em Riscos de Folhas de Cálculo (EuSpRIG) mantêm um registo de desastres documentados publicamente em folhas de cálculo que chega às centenas. O padrão é universal: grandes organizações, pessoas inteligentes, dinheiro real, erros não detetados.

Não são casos extremos – são a ponta visível de um icebergue muito maior de falhas de folhas de cálculo não reportadas e absorvidas internamente.

Os famosos desastres – e o que têm em comum

Um breve passeio pelas falhas documentadas nas folhas de cálculo revela um padrão notavelmente consistente: cálculos complexos, múltiplos autores, ausência de controlo de versão, ausência de validação automatizada e decisões de alto risco tomadas sobre o resultado sem verificação independente. O incidente do JPMorgan 'London Whale' em 2012 custou ao banco mais de 6 mil milhões de dólares em perdas comerciais, e a autópsia identificou uma folha de cálculo Excel utilizada no modelo VaR que tinha calculado mal o risco durante meses - uma soma foi calculada em duas células quando deveria ter sido dividida. O documento de Reinhart-Rogoff sobre o crescimento e a dívida, que influenciou anos de política de austeridade em múltiplas economias, continha um erro na folha de cálculo que excluía vários países de um cálculo; corrigi-lo alterou materialmente a descoberta do título. A Saúde Pública do Reino Unido em 2020 perdeu o controlo de quase 16.000 resultados de testes COVID-19 porque foram compilados num ficheiro. xls antigo que foi silenciosamente truncado em 65.536 linhas. Em cada caso, a folha de cálculo não foi o único modo de falha — mas foi necessário e evitável.

O factor comum nestes incidentes não é o facto de as pessoas envolvidas terem sido descuidadas. Normalmente estavam entre os analistas mais capazes nas suas organizações. O modo de falha é estrutural: as folhas de cálculo não oferecem funcionalidades – controlo de versão, testes automatizados, aplicação de esquemas, registo de auditoria – que detetam erros antes de estes tomarem decisões.

Os custos ocultos na sua própria organização

Pode não ter tido uma baleia de Londres. É quase certo que tem os custos diários que a mesma dinâmica produz em menor escala. O CFO, cujo fecho mensal dura mais três dias do que deveria, porque dois analistas financeiros passam o tempo a reconciliar versões subtilmente diferentes do mesmo modelo. O diretor de operações cuja previsão é reconstruída todas as semanas a partir do zero porque o processo da semana passada não pode ser encontrado. A resposta da auditoria demora seis semanas porque os cálculos subjacentes residem numa estrutura de pastas que ninguém compreende totalmente. Estes custos são reais e quantificáveis, mas quase nunca são agregados num único número – e é por isso que o status quo da folha de cálculo persiste.

Risco de Auditoria e Conformidade

Em ambientes regulamentados, as folhas de cálculo são cada vez mais uma responsabilidade de conformidade, em vez de uma ferramenta de produtividade. A SOX nos Estados Unidos, regimes semelhantes no Reino Unido e na UE e regras sectoriais específicas nos serviços financeiros e farmacêuticos impõem requisitos sobre a integridade dos dados utilizados na comunicação de materiais. Os auditores classificam cada vez mais a «computação do utilizador final» — principalmente Excel — como uma categoria de controlo de alto risco, e os custos de remediação podem ser significativos. A combinação de edição irrestrita de fórmulas, histórico de versões opaco e controlos de acesso fracos significa que uma folha de cálculo utilizada em relatórios financeiros exigirá normalmente controlos manuais compensatórios (processos de revisão e aprovação) que consomem um tempo de gestão significativo. A migração do mesmo cálculo para um pipeline de análise governado elimina frequentemente toda uma camada de trabalho de controlo – os auditores podem ser direcionados para código controlado por versão e registos de teste automatizados, em vez de para uma pasta de ficheiros.

Migrar a partir de folhas de cálculo: um caminho pragmático

A migração da tomada de decisões baseada em folhas de cálculo para uma pilha analítica real não tem de ser uma transformação plurianual. Precisa de ser uma sequência focada de movimentos, começando com as folhas de cálculo de maior risco e custo mais elevado e trabalhando para fora. A maioria das organizações de média dimensão pode completar a maior parte da migração num único ano, sendo os primeiros ganhos materiais visíveis no espaço de um trimestre. O objetivo não é banir o Excel – continua a ser uma interface útil para a exploração e modelação ad-hoc. O objetivo é garantir que nenhuma decisão comercial relevante depende de uma folha de cálculo como sistema de registo.

Delta BI executa esta migração regularmente para CFOs e COOs de média dimensão. O ROI é normalmente mensurável dentro de um trimestre, principalmente a partir do tempo recuperado das finanças e das operações, antes de surgir qualquer um dos benefícios estratégicos de melhores dados.